初めての国際学会準備｜持ち物・ポスター運び方・飛行機とホテル予約のポイント

国際学会って、何度行っても「持ち物どうしよう…」って悩みますよね。ましてや初めての人ならなおさら、不安になるものです。国内の学会みたいに、急なトラブルに柔軟に対応できるわけじゃないから、準備はとても大事。

今年博士号を取った友人が「これは絶対に持っていく！」と教えてくれたアイテムや、短時間でサッと準備できる便利サービスまで、一気にご紹介します。

国際学会の持ち物リスト

【準備をラクに】国際学会前の事前準備にオススメ

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エアトリで航空券を予約

航空券を予約するなら、やっぱりエアトリ。日本の会社が運営しているから安心感があるし、ポイント還元率が高いのもうれしいポイントです。

しかもエアトリ は早早めの予約キャンペーンをちょこちょこ開催していて、そのタイミングを狙えば他のサイトよりお得にチケットが取れることもあるんです。

ホテルの予約はエクスペディア

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さらに年間を通してさまざまなキャンペーンがあって、セール時期を狙えば思わぬお得に出会えることも。

特に学会発表みたいに短期滞在で、しかも大学や会社の規定で予算が決まっているときは、割引を上手に使えるエクスペディアがおすすめです。

ビザの要否を確認する

国際学会に参加する前に忘れちゃいけないのが、ビザの確認です。国籍によって必要かどうかが変わるので、まずはチェックしておきましょう。

調べ方はカンタン。外務省の公式サイトにある「国・地域」ページから目的地を選んで、「査証（ビザ）」の欄を見るだけ。「観光・商用で◯日以内なら不要」といった情報が載っています。

日本国籍の場合は、短期滞在なら基本ビザは不要。ただし、国によってはESTA・ETA・ETIASなどの電子渡航認証が必要になることもあるので注意してくださいね。

予防接種の要否を確認する

国際学会に行くとき、国によっては入国時に予防接種証明（ワクチン証明）が必要な場合があります。だから事前の確認は欠かせません。

調べ方はシンプル。外務省の公式サイト「国・地域」ページで行き先を選んで、中ほどにある「感染症・医療情報」の欄をチェック。黄熱、ポリオ、髄膜炎菌など、入国時に証明が必要なワクチンがちゃんと載っています。

ポスター預入手荷物か機内持ち込みどっちがいい？

海外学会でのポスター発表って、自分の研究を世界にアピールできる大事なチャンスですよね。でもA0サイズみたいな大きなポスター、どうやって安全に持ち運ぶかで頭を悩ませる研究者は多いんです。

飛行機に乗るときは「預け荷物にするか？」「それとも機内持ち込みにするか？」がよくある迷いどころ。それぞれメリットと注意点があります。

そして結論。安心なのは ポスターを2枚印刷しておくこと。
1枚は折りたたんで手荷物カバンに、もう1枚はポスターチューブに入れて機内持ち込み。こうすれば万が一に備えられて安心です。

機内持ち込みは可能か？

国土交通省の資料には、「ポスターや掛け軸を入れる長いケースは機内持ち込みNG」と記されています。でも、実際にはちょっとした注意書きがあるんです。

長さ７０ｃｍ以下のものは持込可能。
紙製やプラスチック製のもの等で凶器にならないと判断された場合は７０ｃｍを超えるものであっても持込可能。

A0サイズのポスターを折らずに運ぶには、だいたい90cmほどの長い筒が必要になります。サイズだけ見ると規定オーバーで「持ち込み不可」扱い。ただし、航空会社の判断で許可される場合もあるんです。

大事なのは「最終的には航空会社の判断」ということ。なので、空港のチェックインカウンターで必ず確認しておくのが安心です。

機内持ち込みの利点

ポスターは自分の発表に直結する大事なもの。だからこそ、手元でしっかり管理できると安心ですよね。紛失なんてしてしまったら、発表自体に大きな影響が出てしまいます。

さらにおすすめなのが窓側の席を指定すること。座席と壁の間にポスターの筒をスッと置けるので、常に自分の目の届く場所で保管できます。大事なポスターは、どこにも預けずに自分で守るのが一番です。

エアトリ で航空券を購入しWEBチェックインで窓側の席を指定するのが一番楽かも。

実際にどうした？ポスターの持ち込みをした体験談と口コミ

博士号を取った友達が言ってたんですけど、結論はシンプル。ポスターは2枚印刷しておくのが一番安心なんだとか。

1枚は折りたたんで手荷物カバンに入れて、もう1枚はポスターチューブに入れて機内に持ち込む。こうしておけば、どっちかにトラブルがあっても発表はちゃんと守れるよ、って教えてくれました。

中華航空の時は筒で持ち込むことができました。ロールフィルムと言って、検査場ではX線通して機内持ち込み（長い方の荷だなの長さよりみじかかったので、問題ありませんでした

yahoo知恵袋

何度も持ち帰ったことあります。大丈夫ですよ。

行きの飛行機で持ち込みを断られてた、ロストバゲッジになったんだ。折りたたんで手荷物に入れてたポスターで発表しました。

yahoo知恵袋

まとめ

国際学会って、英語のスライドやポスター作りだけでクタクタになっちゃうのに、宿泊や旅の準備までやるのは本当に大変ですよね。

だからこそ、今回紹介したアプリを活用して、少しでも時間を節約しながらスマートに準備を進めていきましょう。

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